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Document & Data Securing

Bestmögliche Effektivität und Effizienz in diesen äußerst heiklen Projekten! 

In diesem hochspezialisierten Bereich benötigen Sie in (zeit-)kritischen Projekten das Vertrauen, dass wir Ihnen durch unserKno wHow, und qualitätsgesicherten Prozesse der Vorgehensweise, ein verlässlicher Partner - bis hin zu forensischen Investigationen und ggf. Gerichtsfestigkeit - sind! 

Data Securing


DDS Anwendungs-Gebiete im Überblick:

  • Merger & Akquisitions; Firmen carve outs, shared und asset-deals 
  • Betrug- oder/und Korruptionermittlungen 
  • Projekt Dokumentationen 
  • Patent & Lizenz Dokumentationen
  • Langzeit Verträge
  • Sichern von großen Datei-Systemen 
  • Zugriff von verschiedensten Lokationen - weltweit 




Anwendungs-Beispiel: 

Im Laufe einer sorgfälltigen, tiefergehnden Prüfung (Due Diligence) benötigen Sie einen vertrauenswürdigen und kompetenten Partner zur Sicherung von Daten. Dies je nach Bedarf ex ante vorbereitend, oder ex post-Merger & Akquisitions.  

Generell ist es absolut essentiell alle relevanten Daten, Informationen und Dokumente bei einem Verkauf einer Firma, oder Teilen (carve outs, shared und asset-deals) wiederauffindbar zu speichern. 

Der Verkäufer muss sicherstellen keinen Zugang zu wichtigen und kritischen Dokumentationen zu verlieren, um (signifikante) rechtlich zulässige Forderungen von Behörden, Kunden, Geschäftspartnern, etc. zu vermeiden, die ein unberechenbares und enormes Risiko darstellen können! 

  • Sichern von Beweisen für gerichtliche- und speziell Steuerprüfungen (Umkehr der Beweislast!) 
  • Abwehren von etwaig entstehenden Ansprüchen bei Firmen-Teilverkäufen
  • Verringerung bzw. Abwehren von Risiken bei Produkthaftungen

Der Käufer wiederum möchte beste Transparenz nicht nur für die Grundlage der Zusammensetzung des Einkaufpreises, sondern auch zum Schutz gegen mögliche negativer Bestände und Risiken, welche auch rechtlich übergehen! 

-> In jedem Fall, eine Langzeit-Archivierung (digital data repository) ist notwendig, um alle relevanten Informationen wiederauffindbar zur Verfügung zu haben!  

  

VORGEHEN: multiply bietet standardisierte-,  wie auch kundenspezifische Services 

Identifikations Phase

  • Identifikation der relevanten Daten basierend auf dem definierten Projektbereich
  • Sammeln der identifizierten Daten & Dokumente 
  • Service Management (Aufbau Program-Management) 
  • Beratung beim Data Securing 

Sicherungs Phase

  • Standardisiertes "retrieval-system" für die Kundenspezifikas 
  • Transferierung der Daten und Dokumente in les- und wiederfindbare Formate 
  • Sichern der Daten und Dokumente, digital und in papierform 
  • Management der verschiedenen Service Provider (Druchführung Program Management) 

Abfrage (retrieve) Phase 

  • Bereitstellung von Daten & Dokumenten nach Kundenwunsch 
  • Entsorgung von Dokumenten & Daten beim Ablaufsdatum 
  • Optimierung von Dateien und Platz des retrieval system

 

Data- und Document Services für alle Medien Typen

Papier: Steuer-, Rechtliche Dokument; Angebote, Verträge, Technische Spezifikationen, Kunden & Lieferanten Rechnungen, Lizenzen & Patente, etc.

Applikationen: SAP, und weitere ERPs + IXOS / D3, spezifische Geschäftsapplikationen

Datenbanken und Dateien; Office files, PDFs, Bilder, e-mails, etc.

Digitalisierte Transformierung - Datenspeicherung und Retrieval (inkl. Papier Lagerung)

 

Langzeit Data Securing & Retrieval System


Collect  >  Store >   Retrieve 

  • Kundenspezifische Struktur  
  • Definierte Rollen & Verantwortlichkeiten   
  • Mandantenfähigkeit  
  • Spezielle Platz- und Speicherkonditionen   
  • Hochverfügbares DMS retrieval System  
  • Global web based Zugang  
  • Keine Restriktionen bei Platformen
  • Mobile device ready  - “Google systematic” Volltextsuche